Privacyverklaring

Hieronder staat per soort gegevens waarvoor wij die gebruiken, op welke grondslag uit de AVG, wie de gegevens ontvangt en hoe lang wij ze bewaren.

Bij ieder onderdeel heeft u dezelfde rechten: inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid. Deze rechten staan verderop uitgelegd.

Een gebruiker kan u als vertrouwenspersoon of nabestaande aanwijzen. In dat geval sturen wij u een uitnodiging per e-mail waarin staat wie u heeft aangewezen, welke gegevens over u zijn vastgelegd, waarvoor die worden gebruikt en hoe u bezwaar kunt maken of om verwijdering kunt vragen. U hoeft niets te doen als u niet wilt meewerken: weigert u de uitnodiging of reageert u niet, dan verwijderen wij uw contactgegevens binnen 30 dagen. U kunt uw gegevens ook rechtstreeks bij ons laten verwijderen zonder dat u contact met de gebruiker hoeft op te nemen.

Een overlijdensakte wordt versleuteld opgeslagen en uitsluitend gebruikt voor het doel waarvoor u die aanlevert: het verifiëren van een overlijden en het toekennen van toegang aan een bevoegde nabestaande. Wij verwijderen de akte zo snel mogelijk na de controle en uiterlijk binnen 30 dagen; daarna bewaren wij alleen de uitkomst van de controle en het noodzakelijke auditbewijs. Of een kopie aan een aanbieder wordt meegestuurd bepaalt de nabestaande zelf per opzegverzoek. Wij delen de akte nooit automatisch met aanbieders.

Wij vragen niet standaard om een kopie van een identiteitsbewijs en wij hebben uw burgerservicenummer niet nodig. Is aanvullende identificatie in een uitzonderlijk geval echt noodzakelijk, dan vragen wij alleen het minimum, tonen wij vóór het uploaden hoe u het BSN, de pasfoto en het documentnummer afschermt, en accepteren wij alleen een beveiligde upload. De toegang is intern beperkt tot de medewerkers die de controle uitvoeren, iedere inzage wordt gelogd, en het document wordt uiterlijk 30 dagen na de controle verwijderd. Daarna bewaren wij alleen de uitkomst. Identiteitsbewijzen worden nooit aan een AI-functie aangeboden.

Sommige onderdelen gebruiken AI om een conceptbrief of een samenvatting voor te stellen. Wij sturen nooit automatisch uw volledige dossier, uw documenten, een identiteitsbewijs of een overlijdensakte naar een AI-functie. U kiest per opdracht welke tekst wordt aangeboden. De aangeboden tekst wordt gebruikt om het concept te maken en niet om modellen te trainen. De uitkomst is een concept dat fouten kan bevatten en geen juridisch advies is; u controleert het zelf. Elke AI-functie is in de website duidelijk als AI aangeduid. Een uitgebreide uitleg staat op nabestaandenregelaar.com/ai-transparantie.

Documenten en dossiergegevens worden opgeslagen in een besloten cloudomgeving binnen de Europese Unie, technisch gescheiden per gebruiker. Gegevens worden versleuteld verzonden (HTTPS/TLS) en versleuteld bewaard. Verwijderde bestanden gaan eerst naar de prullenbak en worden daar na maximaal 30 dagen definitief verwijderd, zodat u een verwijdering per ongeluk nog kunt herstellen. Wij verwijderen nooit bestanden zonder u vooraf te waarschuwen.

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Wij delen gegevens uitsluitend met dienstverleners die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening, met zelfstandig verantwoordelijke partijen zoals betaaldienstverleners, en wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Welke partijen dat zijn, met welke rol en op welke locatie, staat in de lijst met dienstverleners en gegevensontvangers.

Wij gebruiken één centrale bewaartermijnentabel voor de website, de e-mails en de backend:

Noodzakelijke cookies gebruiken wij altijd voor inloggen en beveiliging. Onze eigen bezoekersstatistieken werken zonder cookies en zonder volledig IP-adres. Statistiek- en marketingtags via Google Tag Manager laden wij uitsluitend na uw toestemming, per categorie; zonder toestemming worden zij niet geladen. U kunt uw keuze op elk moment wijzigen of intrekken via het cookiebeleid.

Uw dossier, documenten en e-mail worden binnen de Europese Economische Ruimte verwerkt. Alleen bij het gebruik van Cloudflare (beveiliging en DNS) en Google (uitsluitend na uw cookietoestemming) kunnen gegevens buiten de EER worden verwerkt. Daarvoor gelden de EU-modelcontractbepalingen (SCC's) met een doorgiftebeoordeling en, waar van toepassing, het EU-VS Data Privacy Framework. Modelcontractbepalingen zijn iets anders dan een verwerkersovereenkomst: wij sluiten beide waar dat nodig is.

U heeft recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar tegen verwerking en overdracht van uw gegevens (dataportabiliteit). Heeft u toestemming gegeven, dan kunt u die op elk moment intrekken; dat heeft geen gevolgen voor verwerkingen die daarvoor al plaatsvonden. U kunt uw gegevens ook zelf exporteren of verwijderen vanuit uw account.

Een verzoek stuurt u naar info@nabestaandenregelaar.com. Wij reageren binnen één maand; bij een complex verzoek kunnen wij die termijn met maximaal twee maanden verlengen en laten u dat tijdig weten. Om misbruik te voorkomen kunnen wij vragen uw identiteit aan te tonen, zonder dat u daarvoor een volledige kopie van uw identiteitsbewijs hoeft te sturen.

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl) of bij de toezichthouder in uw eigen EU-land.

Wij nemen geen besluiten met rechtsgevolgen op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking en stellen geen persoonsprofielen op voor advertentiedoeleinden. Automatische hulp in uw dossier, zoals het aanvullen van een status of het opstellen van een conceptbrief, is altijd door u aan te passen.

Een datalek melden wij bij de Autoriteit Persoonsgegevens wanneer het waarschijnlijk een risico oplevert voor de rechten en vrijheden van personen. Die melding doen wij waar mogelijk binnen 72 uur nadat wij van het lek kennis hebben gekregen. Levert een lek waarschijnlijk een hoog risico op voor de betrokken personen, dan informeren wij hen zonder onnodige vertraging in duidelijke taal, met de aard van het lek, de mogelijke gevolgen en wat wij en zij kunnen doen. Alle datalekken documenteren wij intern in een register, ook wanneer een externe melding niet nodig is.

Een account aanmaken kan vanaf 18 jaar; de dienst is niet bedoeld voor kinderen.

Wanneer dat redelijkerwijs mogelijk is, informeren wij gebruikers minimaal 3 maanden vóór een geplande beëindiging van de dienst per e-mail, zodat u uw volledige dossier en documenten kunt exporteren en downloaden. Bij faillissement of overmacht kan die termijn korter zijn; wij informeren u dan zo snel als mogelijk is. Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Wordt de dienst overgedragen, dan gebeurt dat uitsluitend binnen de kaders van de AVG en informeren wij u vooraf over de nieuwe partij, zodat u uw dossier kunt exporteren of laten verwijderen.

NabestaandenRegelaar is een handelsnaam van Smart-Verkoop, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 95488294 (BTW NL005156720B19), Sluisweg 16, 9644 TS Veendam, Nederland. Voor vragen over privacy of inzage in uw gegevens kunt u contact opnemen via info@nabestaandenregelaar.com, 06 40826909 (ma t/m vr 9:00–17:00) of via het contactformulier. Betalingen voor het abonnement worden verwerkt door Mollie B.V., dat daarbij haar eigen privacyverklaring toepast.