Procedure
Hoe krijgen nabestaanden toegang?
Toegang tot een dossier na een overlijden gaat altijd via een vaste, gecontroleerde procedure. Hieronder staat precies welke stappen wij doorlopen.
Een nabestaande meldt het overlijden
De melding gebeurt via het formulier op onze website. Daarin staat wie de aanvrager is, om wie het gaat en wat de relatie is.
De melding wordt handmatig opgevolgd
Het uploaden van gevoelige bewijsdocumenten is tijdelijk niet beschikbaar. Wij nemen veilig contact op over de vervolgstap; stuur zulke documenten niet per gewone e-mail.
Wij controleren de melding en de bevoegdheid
Een medewerker vergelijkt de gegevens van de overledene, de datum van overlijden en de gegevens van de aanvrager met het dossier. Toegang wordt nooit uitsluitend door software of AI verleend.
De aangewezen vertrouwenspersoon of nabestaande wordt gecontroleerd
Wij controleren of de aanvrager door de gebruiker is aangewezen of anderszins aantoonbaar bevoegd is. Bij twijfel vragen wij aanvullende informatie.
Pas na goedkeuring wordt toegang verleend
Zolang een aanvraag in behandeling is, is er geen toegang tot dossierinhoud. Een goedkeuring gaat pas in na een wachtperiode, zodat een vooraf aangewezen vertrouwenspersoon bezwaar kan maken.
De vastgelegde gegevens zijn alleen-lezen
Een nabestaande kan de door de gebruiker vastgelegde gegevens en toegestane documenten bekijken en downloaden, maar daarin niets wijzigen of verwijderen.
Afhandelen mag wel binnen het eigen overzicht
Voor de afwikkeling kan een goedgekeurde nabestaande wél eigen stappen bijhouden: taken afvinken, concept-opzegbrieven aanmaken en de status per organisatie bijwerken. Dat verandert niets aan de oorspronkelijke gegevens van de gebruiker.
Belangrijke inzage- en downloadactiviteiten worden geregistreerd
Van inzage en downloads leggen wij vast wie, wat en wanneer. Die registratie is bedoeld om misbruik te kunnen herkennen.
Na de toegangsperiode wordt opnieuw bepaald wat er met het dossier gebeurt
Aan het einde van de toegangsperiode vervalt de toegang. Daarna geldt ons bewaarbeleid: het dossier wordt bewaard, gearchiveerd of verwijderd volgens de privacyverklaring.
Een overlijdensakte alleen geeft niet automatisch toegang tot een dossier. Iedere aanvraag wordt volgens de geldende procedure gecontroleerd.
Hoe lang duurt het?
Wij beoordelen aanvragen zo snel als zorgvuldig mogelijk is. Omdat iedere melding handmatig wordt gecontroleerd en soms aanvullende gegevens nodig zijn, kunnen wij geen vaste doorlooptijd garanderen.
Wie kan er nooit bij?
Bedrijfspartners, werkgevers en andere zakelijke klanten kunnen de inhoud van een persoonlijk dossier niet bekijken. Zij zien alleen gegevens over hun eigen abonnement en plaatsen.