Uw gegevens verdienen zorg. Wij nemen dat serieus.

Back-ups en bewaartermijnen

• Databaseback-ups worden versleuteld bewaard, gescheiden van de productieomgeving, en gebruikt om gegevensverlies te herstellen — niet om verwijderde bestanden na de bewaartermijn terug te halen.
• 12 maanden gratis toegang, met een waarschuwing 30 en 14 dagen voor het einde. Daarna maximaal 30 dagen alleen-lezen om te downloaden en exporteren, vervolgens actieve verwijdering binnen 30 dagen en verwijdering uit back-ups uiterlijk binnen 35 dagen, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt. Factuur- en fiscale administratie bewaren wij zolang de wet dit verplicht (7 jaar).
• Verwijderde bestanden gaan naar de prullenbak en worden na maximaal 30 dagen definitief verwijderd, en uiterlijk binnen 35 dagen ook uit back-ups, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt.
• U kunt op elk moment vragen om volledige verwijdering van uw account en dossier, of uw gegevens exporteren voordat u ze verwijdert.

Hoe werkt onze handmatige controle?

• Wij vergelijken de opgegeven naam en gegevens van de overledene, de datum van overlijden en de gegevens van de aanvrager met de informatie in het dossier.
• Wij controleren de melding handmatig en beoordelen daarna in een aparte stap of de aanvrager bevoegd is. Gevoelige bewijsdocumenten kunnen momenteel niet worden geüpload; wij nemen veilig contact op als aanvullende controle nodig is. Goedgekeurde toegang gaat pas 48 uur later in, zodat een vooraf aangewezen vertrouwenspersoon bezwaar kan maken.
• Toegang wordt nooit uitsluitend op basis van AI verleend. Een medewerker bevestigt iedere goedkeuring.
• Bij twijfel kunnen wij aanvullende gegevens vragen (bijvoorbeeld een uittreksel van de gemeente of contact met een andere aangewezen nabestaande).
• Wij proberen aanvragen binnen twee tot vijf werkdagen te beoordelen. Wanneer aanvullende controle nodig is, kan dit langer duren.
• Bij urgente situaties kunt u dit vermelden bij uw aanvraag. Wij proberen dan met voorrang te reageren, maar kunnen geen directe toegang garanderen.
• Wanneer een aanvraag wordt afgewezen, ontvangt u per e-mail een uitleg met de reden en de mogelijkheid om aanvullende informatie te sturen.

Wie kan mijn dossier bekijken?

• U zelf. U bepaalt wat u vastlegt en wat u weer verwijdert.
• Een nabestaande krijgt pas toegang nadat het overlijden door ons is gecontroleerd, en ziet dan alleen wat voor die persoon is bedoeld — zonder te kunnen wijzigen.
• Een werkgever of andere zakelijke partner die een abonnement betaalt, ziet uw dossierinhoud niet. Die ziet alleen of een plek in gebruik is, niet wat erin staat.
• Onze beheerders kunnen dossierinhoud niet standaard inzien. Inzage is technisch geblokkeerd tot een beheerder een reden vastlegt; die registratie is tijdelijk en kan niet worden gewijzigd of verwijderd.
• Belangrijke handelingen, zoals het openen of downloaden van documenten en het aanmaken van een export, worden vastgelegd. U kunt die activiteit zelf terugzien bij Beveiliging in uw account.

Hoe worden gegevens beschermd?

• Al het verkeer met de website loopt versleuteld via HTTPS.
• Gegevens zijn per gebruiker afgeschermd in de database. Iedere opvraging wordt getoetst aan wie u bent.
• Documenten staan in een niet-openbare opslag. Een download werkt via een tijdelijke, persoonlijke link.
• U kunt tweestapsverificatie aanzetten en actieve sessies op andere apparaten beëindigen.
• Voor een export van uw dossier vragen wij eerst opnieuw uw wachtwoord of 2FA-code, en wij sturen u daarvan een e-mailmelding.
• Er worden back-ups gemaakt volgens ons bewaarbeleid, zodat gegevens na een storing herstelbaar zijn.

Geen enkele dienst is volledig onkwetsbaar. Wij nemen deze maatregelen om risico's zo klein mogelijk te houden en geven geen garantie op absolute veiligheid.