Werknemer overleden: wat moet u als werkgever regelen?

De eerste dagen

1. Dag 1

   HR of directe leidinggevende

   Eén vast contactpersoon voor de nabestaanden

   Nabestaanden willen niet met vijf afdelingen praten. Wijs één contactpersoon aan die alles bundelt: salaris, pensioen, verzekeringen en spullen.

   • Leg vast wie contactpersoon is en geef een direct telefoonnummer en e-mailadres.
   • Vraag om een akte van overlijden; die heeft u nodig voor pensioen en verzekeraars.
   • Vraag hoe en wanneer de nabestaanden geïnformeerd willen worden over praktische zaken.
   • Stuur binnen een week een schriftelijk overzicht van alles wat u regelt en wat u nodig heeft.

2. Dag 1 tot 2

   Leidinggevende met HR

   Collega's zorgvuldig informeren

   Informeer het directe team persoonlijk vóór een algemeen bericht uitgaat. Stem met de familie af wat u wel en niet mag delen.

   • Deel geen doodsoorzaak of medische details zonder uitdrukkelijke toestemming.
   • Spreek af of collega's naar de uitvaart mogen en of daarvoor tijd wordt vrijgegeven.
   • Zet klantcontact en telefoon van de overledene stil met een neutrale doorverwijzing.
   • Wees terughoudend op sociale media; de familie bepaalt de bekendmaking.

Salaris, verlof en administratie

1. Datum van overlijden

   HR of salarisadministratie

   Arbeidsovereenkomst eindigt van rechtswege

   De arbeidsovereenkomst eindigt automatisch op de dag van overlijden. Er is geen opzegging, ontslagvergunning of transitievergoeding nodig.

   • Zet de uitdienstmelding op de overlijdensdatum, niet op het einde van de maand.
   • Meld de uitdiensttreding in de loonaangifte en bij de arbodienst.
   • Trek toegangspassen, accounts en autorisaties in via een vaste offboarding-checklist.

2. Binnen één maand

   Salarisadministratie

   Wettelijke overlijdensuitkering uitbetalen

   Nabestaanden hebben recht op een overlijdensuitkering: het loon over de periode vanaf de dag na het overlijden tot en met één maand later. Cao's kennen soms een ruimere regeling van twee of drie maanden.

   • Controleer eerst de cao: die kan een hoger bedrag of langere periode voorschrijven.
   • De uitkering gaat naar de partner, of bij het ontbreken daarvan naar minderjarige kinderen.
   • De uitkering is onbelast tot de wettelijke grens; boven cao-verhogingen kan loonheffing gelden.
   • Betaal dit apart en met een duidelijke specificatie uit, niet verstopt in de eindafrekening.

3. Binnen zes weken

   Salarisadministratie

   Eindafrekening opstellen

   Reken alle openstaande posten af met de nalatenschap: loon tot de overlijdensdatum, niet-genoten vakantiedagen, vakantiegeld, dertiende maand, bonus en declaraties.

   • Niet-opgenomen vakantiedagen en opgebouwd vakantiegeld worden uitbetaald aan de nabestaanden.
   • Stuur een duidelijke specificatie plus de jaaropgave; die is nodig voor de laatste belastingaangifte.
   • Openstaande leningen of studiekostenbedingen: bekijk of invordering redelijk en juridisch houdbaar is.
   • Betaal op de rekening die de nabestaanden aanwijzen; de rekening van de overledene is vaak geblokkeerd.

Pensioen en verzekeringen

1. Binnen twee weken

   HR

   Pensioenuitvoerder en partnerpensioen melden

   Meld het overlijden bij het pensioenfonds of de verzekeraar. Partner- en wezenpensioen gaan niet automatisch in; nabestaanden moeten dat weten.

   • Geef door of er een partner en kinderen zijn; ongehuwd samenwonen vraagt vaak aanmelding als partner.
   • Informeer de nabestaanden schriftelijk over de hoogte en ingangsdatum van het partnerpensioen.
   • Check of er een anw-hiaatverzekering of nabestaandenoverbruggingspensioen meeloopt.

2. Binnen één maand

   HR met de verzekeringsadviseur

   Collectieve verzekeringen aanspreken

   Veel werkgevers hebben collectieve dekkingen die nabestaanden niet kennen: ongevallenverzekering, overlijdensrisicoverzekering, reisverzekering of een dekking bij overlijden tijdens werktijd.

   • Was er sprake van een bedrijfsongeval? Meld dat direct bij de Nederlandse Arbeidsinspectie.
   • Overlijden tijdens een zakenreis valt vaak onder de zakelijke reisverzekering, inclusief repatriëring.
   • Zeg collectieve zorgverzekering en leaseregeling tijdig op om doorlopende kosten te voorkomen.
   • Leg per verzekering vast wie claimt: de werkgever of de nabestaanden zelf.

Praktische afronding

1. In overleg, niet forceren

   Leidinggevende met facilitair

   Bedrijfseigendommen en persoonlijke spullen

   Laptop, telefoon, leaseauto en pas moeten terug, maar timing is gevoelig. Stem één moment af en breng persoonlijke spullen netjes verpakt zelf langs.

   • Maak vooraf een lijst van bedrijfseigendommen; vraag niets in losse berichtjes na.
   • Zorg dat privéfoto's en persoonlijke bestanden van de laptop worden overgedragen aan de familie.
   • Een leaseauto kan vaak zonder boete worden ingeleverd bij overlijden; vraag dat na bij de leasemaatschappij.
   • Verwijder de werknemer pas uit systemen nadat gegevens die nabestaanden nodig hebben zijn veiliggesteld.

2. Doorlopend

   HR of privacyverantwoordelijke

   Privacy en dossier na overlijden

   De AVG geldt niet voor overleden personen, maar gegevens van nabestaanden wél. Behandel het personeelsdossier zorgvuldig en houd de wettelijke bewaartermijnen aan.

   • Fiscale loongegevens bewaart u zeven jaar; overige dossierstukken korter volgens uw bewaarbeleid.
   • Geef nabestaanden geen inzage in beoordelingen of verzuimdossiers zonder juridische toets.
   • Verwerk gegevens van nabestaanden (rekeningnummer, adres) alleen voor de afwikkeling.

Zorg voor het team

1. Eerste zes maanden

   Leidinggevende met HR

   Nazorg voor collega's regelen

   Verdriet op de werkvloer verdwijnt niet na de uitvaart. Plan opvang, verlaag tijdelijk de werkdruk en kom er later op terug.

   • Bied een gesprek met een bedrijfsmaatschappelijk werker of rouwbegeleider aan.
   • Verdeel het werk expliciet; laat het niet stilzwijgend op één collega neerkomen.
   • Markeer de sterfdag of een herdenkingsmoment als het team dat wil.
   • Evalueer na drie maanden hoe het team ervoor staat.

2. Na afronding

   HR en directie

   Leg het vast in een rouwprotocol

   De meeste organisaties improviseren bij een overlijden. Leg de stappen, verantwoordelijkheden en teksten één keer vast, zodat het de volgende keer rustig verloopt.

   • Beschrijf wie welke melding doet, met welke termijn en welke brief.
   • Neem standaardteksten op voor interne communicatie en een condoleancebrief.
   • Neem verlofafspraken op: rouwverlof, uitvaartbezoek en tijdelijke aanpassing van taken.
   • Evalueer het protocol jaarlijks samen met de ondernemingsraad.

Veelgestelde vragen

Eindigt een arbeidsovereenkomst automatisch bij overlijden?

Ja. De arbeidsovereenkomst eindigt van rechtswege op de dag van het overlijden. Opzeggen, een ontslagvergunning of een transitievergoeding is niet nodig.

Wat is de wettelijke overlijdensuitkering aan nabestaanden?

De werkgever betaalt het loon door vanaf de dag na het overlijden tot en met één maand later aan de partner of minderjarige kinderen. Veel cao's verhogen dit naar twee of drie maanden.

Moeten niet-opgenomen vakantiedagen worden uitbetaald?

Ja. Openstaande vakantiedagen, vakantiegeld en andere opgebouwde aanspraken worden uitbetaald aan de nabestaanden, samen met de eindafrekening en de jaaropgave.

Wie meldt het overlijden bij het pensioenfonds?

De werkgever meldt het overlijden bij de pensioenuitvoerder. Partner- en wezenpensioen gaan niet automatisch in, dus informeer de nabestaanden schriftelijk over hoogte en ingangsdatum.

Geldt de AVG voor een overleden werknemer?

De AVG beschermt geen overleden personen, maar wel de gegevens van nabestaanden. Houd het dossier gesloten, volg uw bewaartermijnen en geef geen inzage in beoordelings- of verzuimgegevens zonder juridische toets.

Moet een overlijden op het werk worden gemeld bij de Arbeidsinspectie?

Ja, bij een arbeidsongeval met dodelijke uitkomst meldt de werkgever dit direct bij de Nederlandse Arbeidsinspectie en houdt hij de situatie ongewijzigd tot het onderzoek is gestart.