Zakelijke voorwaarden
Deze voorwaarden beschrijven hoe facturatie per actieve gebruiker, maandelijkse facturatie, vouchercodes en overdracht bij uitdiensttreding werken.
1. Toepassing
Deze zakelijke voorwaarden gelden voor organisaties die NabestaandenRegelaar aanbieden aan hun medewerkers, klanten of relaties: werkgevers, verzekeraars, gemeenten, notarissen, uitvaartorganisaties en vergelijkbare partijen. Voor het gebruik door de individuele gebruiker gelden aanvullend de algemene voorwaarden.
2. Facturatie per actieve gebruiker
U betaalt maandelijks alleen voor gebruikers die hun activatiecode daadwerkelijk hebben geactiveerd en in die maand een actief dossier hebben. Activatiecodes klaarzetten en uitnodigingen versturen kost niets. U betaalt achteraf per maand. Er is geen minimumafname en geen vaste looptijd. De overeenkomst is maandelijks opzegbaar. De getoonde staffelprijzen zijn inclusief 21% Nederlandse btw. Op de factuur worden het bedrag exclusief btw en de btw afzonderlijk vermeld. Voor zakelijke klanten in andere EU-landen kan btw-verlegging van toepassing zijn.
3. Staffelprijzen
De prijs per actieve gebruiker wordt automatisch bepaald op basis van het totale aantal actieve gebruikers in de betreffende factuurmaand: € 2,49 bij 1 t/m 499.999 en € 1,75 vanaf 500.000 actieve gebruikers. Er is geen maximumaantal gebruikers en er zijn geen opstartkosten.
4. Eén betaalvorm: maandelijks
Er is één betaalvorm: maandelijkse facturatie via automatische incasso, maandelijks opzegbaar. U zit nooit vast aan een minimumlooptijd.
5. U betaalt alleen voor geactiveerde gebruikers
Maandelijks ontvangt u een factuur voor het werkelijke aantal actieve gebruikers. Ongebruikte activatiecodes worden niet gefactureerd, vervallen niet en blijven geldig totdat u ze intrekt.
6. Aantal gebruikers wijzigen
U kunt in het zakelijke portaal op elk moment codes toevoegen of intrekken. Een wijziging werkt door in de eerstvolgende maandfactuur; al gefactureerde maanden worden niet verrekend.
7. Budgetplafond
U kunt een maandelijks budgetplafond instellen. Zodra het verwachte maandbedrag dit plafond nadert, informeren wij de beheerders van uw organisatie. Nieuwe activaties boven het plafond worden niet automatisch geblokkeerd, tenzij dit uitdrukkelijk met u is afgesproken.
8. Vouchercodes
Vouchercodes zijn persoonlijk en eenmalig inwisselbaar. Ongebruikte codes blijven geldig en worden niet gefactureerd. U kunt codes op elk moment kosteloos intrekken zolang zij niet zijn ingewisseld.
9. Uitdiensttreding en overdracht
Bij uitdiensttreding of beëindiging van de relatie kan de gebruiker het dossier persoonlijk voortzetten met een eigen abonnement. De gebruiker ontvangt hierover vooraf bericht. De organisatie krijgt geen inzage in de inhoud van het dossier — niet tijdens en niet na de overdracht.
10. Geen inzage in persoonlijke dossiers
Uw organisatie ziet uitsluitend de naam of gebruikersreferentie, het zakelijke e-mailadres, de accountstatus, de looptijd, het totale opslagpakket en wie dat pakket betaalt. Uw organisatie ziet nooit dossierinhoud, bestanden, bestandsnamen, categorieën of exact opslaggebruik. Inhoud van dossiers, documenten, brieven en vertrouwenspersonen is nooit zichtbaar voor de organisatie.
11. Facturen en betaling
Facturen met BTW-specificatie staan in het zakelijke portaal en worden per e-mail verzonden naar het opgegeven factuuradres. Betalingen verlopen via Mollie B.V. Bij een mislukte incasso ontvangt u bericht en proberen wij het opnieuw; blijft betaling uit, dan kan de toegang van actieve gebruikers tijdelijk worden opgeschort.
12. Opzegging
U zegt op vanuit het portaal of per e-mail aan info@nabestaandenregelaar.com; de opzegging geldt vanaf de volgende factuurmaand en wij bevestigen deze schriftelijk. Er is geen opzegtermijn langer dan de lopende maand. Na beëindiging kunnen actieve gebruikers hun dossier persoonlijk voortzetten; doen zij dat niet, dan schakelt hun account terug naar een gratis account waarin de gegevens bewaard blijven.
12a. Definitie actieve gebruiker en telling
Een actieve gebruiker is een gebruiker die een persoonlijke activatiecode heeft ingewisseld. Een activatiecode wordt maximaal één keer berekend. Codes klaarzetten, versturen of uitnodigingen opnieuw verzenden is gratis. De maandtelling wordt afgesloten op de laatste dag van de kalendermaand om 23:59 uur (Europe/Amsterdam). Op basis van het aantal op dat moment actieve gebruikers wordt de toepasselijke staffelprijs bepaald en gefactureerd; alleen daadwerkelijk geactiveerde codes worden meegeteld.
12b. Betwiste telling
Bent u het niet eens met het aantal gefactureerde actieve gebruikers, dan kunt u dit binnen 14 dagen na factuurdatum schriftelijk melden via info@nabestaandenregelaar.com. Wij geven u inzage in de telling (welke activatiecodes zijn meegeteld en wanneer deze zijn geactiveerd). Blijkt de telling onjuist, dan corrigeren wij dit op de eerstvolgende factuur.
12c. Betaaltermijn en betaalwijze
Kleine facturen verlopen via automatische incasso. Grote zakelijke facturen worden betaald via SEPA-bankoverschrijving, met een betalingstermijn van 14 dagen na factuurdatum. U betaalt achteraf voor het werkelijke aantal in de factuurmaand geactiveerde gebruikers.
12d. Beschikbaarheid en onderhoud
Wij streven naar een hoge beschikbaarheid van het platform, zonder daarbij een specifiek beschikbaarheidspercentage te garanderen. Gepland onderhoud kondigen wij vooraf aan; dit vindt zo veel mogelijk buiten kantooruren plaats.
12e. Beveiligingsincidenten
Bij een beveiligingsincident met (mogelijke) gevolgen voor uw organisatie of gebruikers informeren wij u zonder onnodige vertraging, en in elk geval binnen 72 uur nadat wij het incident hebben vastgesteld.
12f. Export en verwijdering na beëindiging
Na beëindiging van de overeenkomst kan de organisatie gedurende 30 dagen een export opvragen van de zakelijke gegevens waartoe zij toegang heeft (nooit dossierinhoud van gebruikers). Daarna worden deze organisatiegegevens verwijderd, tenzij wettelijke bewaarplichten anders vereisen. Persoonlijke dossiers van gebruikers blijven van de gebruiker zelf en vallen niet onder deze verwijdering.
12g. Verwerkers en subverwerkers
Voor hosting, e-mail, betalingen en ondersteunende diensten schakelen wij verwerkers in waarmee een verwerkersovereenkomst is gesloten. Een actueel overzicht van subverwerkers is op verzoek beschikbaar via info@nabestaandenregelaar.com.
13. Aansprakelijkheid
NabestaandenRegelaar levert een hulpmiddel voor overzicht en conceptbrieven. Wij versturen geen opzeggingen aan aanbieders en zijn niet aansprakelijk voor gevolgen van onjuiste of onvolledige gegevens die door de organisatie of de gebruiker zijn ingevoerd. Onze aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat in de voorgaande drie maanden is gefactureerd, behalve bij opzet of bewuste roekeloosheid van onze kant en behalve waar de wet een beperking niet toestaat. Let op — interne notitie: deze clausule ligt ter beoordeling voor bij een gespecialiseerde jurist en verzekeraar, omdat een limiet op basis van drie maanden omzet bij 500.000 gebruikers extreem hoog kan uitpakken.
14. Opslag en privacy van medewerkersdossiers
Iedere door de organisatie geactiveerde gebruiker beschikt over 2 GB beveiligde cloudopslag, met maximaal 25 MB per bestand. De organisatie kan per gebruiker een groter opslagpakket (5 of 10 GB) toekennen en betalen; de meerprijs staat als aparte regel op de verzamelfactuur, met een privacyvriendelijke specificatie per gebruiker (referentie, pakket en bedrag). De organisatie krijgt nooit inzage in documenten, bestandsnamen, categorieën of het exacte opslaggebruik van een gebruiker. Verlaagt of beëindigt de organisatie een opslagpakket, dan gaat dat pas in aan het einde van de betaalde periode en met minimaal 30 dagen aankondiging aan de gebruiker; bestanden worden nooit automatisch verwijderd en de gebruiker kan het pakket zelf voortzetten.
Cloudopslag en prijzen per gebruiker
Elke geactiveerde gebruiker krijgt 2 GB beveiligde cloudopslag inbegrepen, met maximaal 25 MB per bestand. Wilt u meer ruimte voor een gebruiker, dan kiest u een groter pakket; de meerprijs komt per gebruiker als aparte regel op uw verzamelfactuur.
- 2 GBinbegrepen
- 5 GB+ € 0,99 per maand€ 0,82 excl. BTW€ 0,198 per GB per maand
- 10 GB+ € 1,99 per maand€ 1,64 excl. BTW€ 0,199 per GB per maand
- 25 GB+ € 2,99 per maand€ 2,47 excl. BTW€ 0,120 per GB per maand
- 50 GB+ € 3,99 per maand€ 3,30 excl. BTW€ 0,080 per GB per maand
Bedragen per gebruiker per maand, inclusief 21% BTW tenzij anders vermeld. Verlagen of stoppen van een pakket gaat pas in na de betaalde periode en met minimaal 30 dagen aankondiging; bestanden worden nooit automatisch verwijderd. U krijgt nooit inzage in documenten of het exacte opslaggebruik van een gebruiker.